OBIECTIV GENERAL

Acest obiectiv va fi atins prin următoarele activități principale:

Activitatea 1. Dezvoltarea unei abordări unitare la nivel național pentru tratarea cancerului la copii utilizând radioterapia pe parcursul implementării proiectului

Crearea setului de recomandări naționale de diagnostic și tratament, prin colaborarea profesioniștilor dispunând de experiență și expertiză, este un alt obiectiv al acestui proiect. Scopul acestei acțiuni este asigurarea unei atitudini corecte și unitare față de copiii suferind de cancer, standardizată pe baza protocoalelor aprobate de Societatea de Psihologie Industrială și Organizațională (SIOP) sau în conformitate cu Societatea Europeană de Oncologie Medicală (ESMO), adaptată la situația concretă din România. Este necesară o mențiune specială în cazul copiilor bolnavi de cancer care sunt tratați prin radioterapie, o specialitate care necesită o pregătire specială și care trebuie practicată doar de echipe instruite în acest domeniu.

Subactivitățile subordonate Activității 1:

1.1 Contractarea autorilor recomandărilor: se va forma o echipă de autori incluzând 25 de medici români. Selecția se va face conform unei proceduri concepute pentru această activitate. Autorii vor fi selectați în funcție de expertiza și experiența lor în tratarea copiilor cu cancer din toate zonele țării.

Partenerul norvegian va susține elaborarea recomandărilor prin participarea a două persoane.

1.2 Documentare și vizite de studiu în Norvegia pentru dezvoltarea recomandărilor: Autorii contractați vor avea o perioadă de 7 luni pentru documentare și actualizarea informațiilor privind tratarea copiilor bolnavi de cancer. În aceeași perioadă, se vor organiza 5 vizite (5 persoane/vizită, 5 zile/vizită) în Norvegia pentru autori, în scopul schimbului de cunoștințe și informații în domeniul tratamentului copiilor suferind de cancer. Vizitele de studiu vor avea loc înainte de elaborarea recomandărilor. Partenerul norvegian va participa la organizarea vizitelor de studiu. Asistentul responsabil de elaborarea recomandărilor va asigura autorilor contractați suportul necesar pentru documentare și participare la vizitele de studiu.
Persoanele din partea partenerului norvegian vor desfășura de asemenea cercetări pentru a înțelege mai bine situația oncologiei pediatrice din România, ceea ce va include vizitarea României.

1.3 Elaborarea recomandărilor – Autorii vor elabora recomandările conform contractelor semnate și rolurilor asumate stabilite anterior. Pentru asigurarea unei abordări unitare în crearea recomandărilor, se vor organiza 3 ședințe de coordonare pe parcursul implementării proiectului: la începutul elaborării recomandărilor, care este de asemenea începutul perioadei de documentare (a se vedea calendarul din Anexa II), a doua ședință după finalizarea perioadei de documentare (subactivitatea 1.2), pentru formularea de concluzii și monitorizarea respectării calendarului de elaborare a recomandărilor, conform planificării din prima ședință, și o ședință înainte de elaborarea formei finale a recomandărilor, pentru a verifica respectarea cerințelor stabilite inițial pentru recomandări.

Partenerul norvegian va contribui la dezvoltarea acestor recomandări oferind asistență și feedback autorilor, precum și contribuții la textul formei finale a recomandărilor.

Rezultatul final al acestei activități va fi forma finală a recomandărilor.

Personalul dedicat din partea promotorului proiectului va fi responsabil de organizarea și coordonarea întâlnirilor dintre autori și de verificarea respectării calendarului elaborării recomandărilor.

1.4 Aprobarea, imprimarea și distribuirea recomandărilor – Forma finală a recomandărilor creată la sfârșitul activității 1.3 va fi trimisă pentru aprobare finală Ministerului Român al Sănătății, înainte de editare, imprimare și distribuție. Dacă este cazul, autorii contractați vor face modificările necesare. După obținerea aprobării Ministerului Sănătății, recomandările vor fi traduse în engleză (de un traducător autorizat subcontractat), apoi vor fi editate și imprimate cu ajutorul unei firme specializate subcontractate. Setul de recomandări va fi imprimat în 20 de exemplare (15 în română și 5 în engleză) pentru a fi utilizate în activități publicitare (conferințe de presă, întâlniri cu părțile interesate implicate în implementarea și promovarea recomandărilor care pot apărea pe parcursul implementării proiectului și după finalizarea acestuia). Versiunea electronică a recomandărilor va fi de asemenea disponibilă pentru public prin intermediul website-ului dedicat proiectului. Partenerul norvegian va oferi de asemenea suport și feedback în ceea ce privește implementarea recomandărilor.

Una din pozițiile personalului implicat în implementarea proiectului (expertul în monitorizare) va fi responsabilă de asigurarea implementării acestei activități, sub coordonarea și supervizarea echipei de management a proiectului.

Activitatea 2. Îmbunătățirea accesului la tratamentele oncologice pediatrice moderne la nivel național utilizând aparatura de înaltă performanță achiziționată și instalată pe parcursul implementării proiectului

Dotarea tehnică este unul din cei mai importanți factori care afectează calitatea serviciilor medicale. Ea influențează nu numai durata tratamentului, ci și rezultatele actului medical. În tratarea cancerului, care este una dintre principalele cauze ale morbidității și mortalității în întreaga lume, utilizarea unei aparaturi medicale de înaltă performanță poate conduce la succesul tratamentului pentru cancer și la creșterea speranței de viață.
Acest proiect implică achiziția unor echipamente medicale de înaltă performanță pentru cele 4 spitale românești participante la proiect – ceea ce va determina o îmbunătățire a accesului la tratamente oncologice pediatrice la nivel național (spitalele implicate în proiect reprezentând toate regiunile țării).

Subactivitățile subordonate Activității 2:

2.1 Achiziția aparaturii medicale – IOCN va organiza procedurile de achiziție, conform prevederilor legislative din România (elaborând documentația necesară și implementând procedurile necesare). Activitatea va duce la semnarea de contracte de achiziție pentru următoarele echipamente: 1 CT cu simularea tehnologiilor de radioterapie, 2 aparate de diluție pentru chimioterapie, 1 CT-IMRT, 2 mașini de anestezie, 4 ecografe portabile, 2 sonde gamma, 2 ecografe Eco Doppler, 3 PC-uri (cu software inclus), 2 imprimante multifuncționale.

2.2 Instalarea și utilizarea aparaturii medicale – după finalizarea procedurilor de achiziție, IOCN va primi aparatura care va fi instalată de furnizor. Activitatea va include instruirea operatorilor echipamentului, care va fi de asemenea asigurată de furnizorul contractat. După instalarea și asimilarea instrucțiunilor de utilizare, specialiștii IOCN vor începe să folosească echipamentul în procedurile de rutină. Utilizarea aparaturii se va face conform procedurilor de rutină ale IOCN.

Aparatura achiziționată în cadrul acestei activități este o componentă integrală și necesară pentru realizarea obiectivelor proiectului; de aceea, prețul de achiziție al întregului echipament este scutit de la aplicarea articolului 8.2.4 al Regulamentului. În acest caz, promotorul proiectului și partenerii români ai proiectului vor respecta obligațiile menționate la articolul 8.3.2 al Regulamentului.

Activitatea 3. Dezvoltarea capacității personalului medical din România pentru tratarea copiilor bolnavi de cancer

Pentru îmbunătățirea îngrijirii copiilor suferind de cancer și implicit, obținerea unor rate de supraviețuire comparabile celor din țările mai dezvoltate economic, se va derula un curs de instruire pentru medicii care tratează copiii bolnavi de cancer prin chimioterapie sau radioterapie. Rețeaua de oncologie pediatrică din România s-a dezvoltat considerabil în ultimii 2 ani în ceea ce privește unitățile medicale care oferă servicii specializate și tehnologiile utilizate. Astfel, numeroși tineri medici au nevoie de o pregătire teoretică și practică solidă și continuă, în special pentru utilizarea radioterapiei în tratarea copiilor suferind de cancer, care necesită o formare specială. La ora actuală, la IOCN există un singur medic cu pregătirea necesară pentru utilizarea radioterapiei în tratarea copiilor bolnavi de cancer – ceea ce este insuficient în raport cu numărul mare de cazuri.

Subactivitățile subordonate Activității 3:

3.1 Contractarea formatorilor personalului medical

O echipă de 6 formatori va fi implementată în cele 4 spitale din România participante la proiect, după cum urmează: Institutul Regional de Oncologie Iași și Spitalul Clinic de Urgență Timișoara vor selecta câte 1 formator, în timp ce IOCN și Institutul Oncologic București vor selecta câte 2 formatori, având în vedere că acestea se confruntă cu un număr mai mare de cazuri și au o echipă mai mare de specialiști. Selecția se va baza pe calificările și expertiza necesară în domeniu, iar asistentul responsabil cu instruirea din partea IOCN se va asigura că selecția se realizează conform calendarului stabilit. Formatorii vor lucra 20 de ore timp de 15 luni, aceasta însemnând 3 luni pentru activități pregătitoare legate de instruire și 12 luni pentru instruirea în sine.

Partenerul norvegian va oferi suport în elaborarea programului de instruire, alocând 2 persoane pentru elaborarea programului de instruire propriu-zisă și asigurarea suportului pe parcursul implementării sesiunilor de instruire (implicând de asemenea vizite în România, reflectate în bugetul proiectului).

3.2 Crearea programului de instruire – formatorii contractați vor crea un program de instruire comun pentru toate cele 4 spitale din România implicate în proiect, de asemenea cu sprijinul și informațiile oferite de specialiștii partenerului norvegian. Programul va lua în considerare necesitățile spitalelor participante și nevoile medicilor care vor fi instruiți. Pentru crearea programului de instruire, se va organiza o ședință de coordonare la Cluj între formatorii selectați și specialiștii din partea partenerului norvegian. Asistentul responsabil cu instruirea va superviza organizarea ședinței de coordonare și se va asigura că programul de instruire va fi elaborat conform calendarului stabilit.

3.3 Organizarea sesiunilor de instruire pentru personalul medical

Pe baza programului elaborat, sesiunile de instruire vor fi organizate și ținute în fiecare din cele 4 spitale din România conform unui plan stabilit pentru fiecare spital, ținându-se cont de programul de lucru al medicilor și de alte aspecte care pot influența activitatea de formare. Ședințele de instruire vor fi organizate 20 de ore pe lună, pe parcursul a 12 luni. Vor fi instruite 84 de persoane pe parcursul implementării proiectului, după cum urmează:
– 5 persoane de la IOCN în radioterapie;
– 9 persoane de la IOCN în oncologie pediatrică;
– 18 persoane de la Spitalul Clinic de Urgență Timișoara în oncologie pediatrică;
– 5 persoane de la Institutul Regional de Oncologie Iași în radioterapie;
– 10 persoane de la Institutul Oncologic București în radioterapie;
– 7 persoane de la Institutul Oncologic București în oncologie pediatrică;
– 5 persoane de la Spitalul Clinic de Urgență pentru Copii ”Marie Curie” din București în oncologie pediatrică;
– 25 de persoane de la Institutul Clinic Fundeni din București în oncologie pediatrică.

La jumătatea perioadei de timp planificate pentru organizarea sesiunilor de instruire, se va organiza o ședință de coordonare la Cluj, cu participarea formatorilor selectați din partea tuturor partenerilor și din partea partenerului norvegian, pentru a monitoriza respectarea calendarului sesiunilor de instruire și a discuta eventualele probleme identificate pe parcursul sesiunilor de instruire. Asistentul responsabil cu instruirea de la IOCN va monitoriza implementarea sesiunilor de instruire în toate spitalele participante și va organiza ședința de coordonare.

Serviciile de elaborare a metodologiei de instruire vor fi subcontractate în vederea asigurării unei metodologii comune pentru evaluarea impactului sesiunilor de instruire. Specialiștii subcontractați vor fi responsabili de evaluarea cantitativă și calitativă a programului de instruire creat și implementat pe parcursul implementării proiectului. Vor fi evaluate aspecte precum nivelul de cunoștințe, pregătirea persoanelor formate înainte, în timpul și după sesiunile de instruire, numărul de proceduri utilizate etc. Se vor utiliza instrumente comune de către toate instituțiile partenere pe baza unei metodologii create și stabilite de promotorul proiectului, partenerul norvegian și specialiștii subcontractați, înainte de începerea sesiunilor de instruire și după subcontractarea specialiștilor necesari.

Un expert în monitorizare va asigura implementarea acestei activități, sub coordonarea și supervizarea echipei de management a proiectului.

Activitatea 4. Vizibilitatea proiectului

Activitatea implică subcontractarea serviciilor de suport necesare pentru asigurarea unei implementări optime a proiectului, așa cum se descrie mai jos:
– Servicii de publicitate a proiectului – sunt necesare pentru asigurarea vizibilității proiectului la nivelul comunității. O firmă specializată va fi subcontractată pentru a asigura suportul în realizarea planului de comunicare al proiectului, după cum urmează: organizarea de conferințe de presă, crearea website-ului dedicat proiectului, crearea designului și prezentării recomandărilor, etichete pentru echipamentul achiziționat în cadrul proiectului. Unitățile de management și implementare a proiectului vor fi responsabile de coordonarea activității firmei subcontractate legate de proiect. Detalii suplimentare sunt prezentate în secțiunea Planul de comunicare.

Activitatea 0. Managementul proiectului

Pentru atingerea tuturor obiectivelor proiectului (generale și specifice), un set de subactivități transversale au fost grupate generic sub titlul Activitatea 0. Managementul proiectului. Echipa de implementare a proiectului va asigura toate aspectele necesare legate de implementarea eficientă a proiectului, pe baza principiilor comunicării și colaborării eficiente.

– Stabilirea echipei de implementare a proiectului – echipa de implementare a proiectului va fi stabilită prin desemnarea persoanelor care vor ocupa diferite poziții în cadrul proiectului. Vor fi semnate contractele și acordurile necesare, iar rolurile vor fi clar stabilite. Selecția se va baza pe expertiza și calificările necesare fiecărei poziții din cadrul proiectului.
– Achiziția echipamentului necesar pentru implementarea și managementul proiectului – vor fi achiziționate 3 laptopuri și 1 imprimantă multifuncțională în cadrul proiectului pentru echipa de management a IOCN (managerul proiectului, coordonatorul proiectului, asistentul de proiect, experții în management, expertul tehnic), în vederea asigurării suportului tehnic în implementarea proiectului. De asemenea, vor fi achiziționate furnituri de birou (hârtie, toner etc.) pentru asigurarea implementării eficiente a proiectului. Procedurile de achiziție se vor desfășura conform legislației relevante aplicabile.
– Întâlnirea preliminară cu partenerul norvegian – la începutul proiectului, se va organiza o ședință preliminară în Norvegia, cu participarea reprezentanților echipei de management a proiectului din partea promotorului proiectului (3 persoane de la IOCN: managerul proiectului, expertul în monitorizarea elaborării recomandărilor și expertul în monitorizarea instruirii personalului medical) și a reprezentanților partenerului norvegian. În această ședință, procedurile care trebuie urmate pe parcursul implementării proiectului de colaborare între cele două țări, stabilite în cadrul acordului de parteneriat, vor fi discutate în detaliu și se vor delega responsabilități precise echipei de implementare.
– Întâlnirile echipei de implementare a proiectului cu partenerii naționali – activitatea implică organizarea a cel puțin 3 întâlniri la IOCN, cu participarea reprezentanților fiecărei instituții partenere naționale (managerii de proiect, coordonatorii și asistenții – aproximativ 11 persoane). Prima ședință se va organiza la începutul proiectului, în vederea discutării detaliilor legate de implementarea proiectului. Următoarele 2 ședințe vor fi consacrate dicutării eventualelor probleme întâmpinate pe parcursul implementării proiectului și a altor aspecte relevante, precum și pregătirii raportului interimar și final. Reprezentanții partenerului norvegian vor participa de asemenea la ședința interimară și finală. De asemenea, IOCN, ca promotor al proiectului, va efectua vizite de monitorizare la partenerii proiectului în vederea monitorizării implementării proiectului.
Bugetul proiectului include cheltuielile de deplasare a reprezentanților unității de management a proiectului (în vederea asigurării monitorizării eficiente a implementării proiectului la fața locului) și a coordonatorilor proiectului din partea partenerilor proiectului (pentru participarea la ședințele de coordonare).
– Raportul interimar și final – toți partenerii vor participa la crearea raportului tehnic și financiar interimar și final. IOCN – ca partener principal – va coordona și va centraliza informațiile furnizate de ceilalți parteneri.
– Servicii de curierat – datorită localizării partenerilor proiectului în toate zonele țării și nevoii de schimb de documente pe perioada implementării proiectului (pentru raportarea activităților, elaborarea de recomandări, implementarea sesiunilor de instruire și evaluarea impactului sesiunilor de instruire) etc., IOCN va subcontracta o firmă specializată de curierat. Aceasta va asigura o utilizare cost-eficientă a bugetului proiectului, precum și un schimb eficient al documentelor pe perioada implementării proiectului.